免费公开课 | 疫情下企业如何走出失序?拥抱远程办公带来的三点启示

发表时间:2020/02/15

下周,大多数企业将终于结束在家办公,奔向自由。但是,在家办公告一段落,并不意味着远程办公就此落幕。相反,出差受限,却要迅速处理长假过后堆积的大量工作,而相应的协同机制仍属初级,称手的工具软件还未找到…… 可以说,真正的考验才刚刚开始。


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但在过去两周的时间里,有一些企业从手忙脚乱成功走向了有条不紊。我们也据此,总结了企业最关心的几个“远程办公”核心议题:


1.如何让员工在异地办公时仍保持工作能效?
2.见不到面,怎样让最新工作信息快速准确地流转起来?
3.应对突发事件,快速收集信息进而帮助决策有无捷径?


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01
如何调动员工远程办公时的主动性,提升协同能效?


在远程办公中,员工分散在各地,且大多都是第一次尝试这种新的办公方式,尚未形成规范的工作习惯。这时候,就需要在个人和组织两个层面上做好管理建设。
个人管理,就是要在时间上和任务上给予明晰目标
时间方面,可以用“工作时间”“上线时间”、“线上考勤”等方式进行监督与考核;任务管理方面,更清晰明确工作计划明确,工作进度随时更新、每个人的工作进度相关同事均可查可看。避免出现“老板知不知道我在干啥?”“其他人每天在干啥”之类的问题。
组织管理,就是借鉴散文的精髓——“形散而意不散“
无论员工身处何方,都可以被有机整合到线上的虚拟管理团队中。通过具备一定频率的线上例会、协作制度、培训制度,打通员工的思维通道,形成远程工作规范与习惯。
同时,也可以借助远程办公工具,高效落实员工、组织管理。也就是达到:从员工看,是任务流程清楚明白的一天;从部门领导看,是工作节点明确,时间合理利用的一天;从公司结果看,是高效运转的一天。

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02


怎样让最新工作信息快速准确地流转起来?
难以面对面时,沟通的核心就是:要在准确的时间把准确的信息准确地传递给准确的人。
在协同办公中,戴上口罩的我们难以近距离沟通,但让信息面对面,并非难事。
首先,确定统一的信息载体。比如文档,表格,语音等
其次,保证信息载体比如文档的实时在线。如同我们需要用同一种语言沟通,信息交流,也需要一个公共语境
最后,保障信息本身的准确性。减少信息在传递过程中的时间差,并对信息做好存储、管理与处理,做到随时可索引查看,随时可选择复用
比如,在一场远程会议前,确保会议的核心——文档信息在会议中成员实时可见,在会议中,成员不论哪个阶段通过任何端口接入时,仍能自行实时查看会议进度;会议后形成的纪要,成员当时即进行会议结论的反馈与确认。这样的一场会议,才算是实现了信息快速准确的流转。


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03


快速收集信息进而帮助决策有无捷径?
应对突发事件,利其器才能善其事。
除了疫情,平时工作中的突发事件也一样不少。复工后,员工健康监测等大量信息统计的工作,也会不减反增。因此,选择学习成本低的统计工具,就尤为重要。
我们经过自己的实践经验,分享四个协同统计工具的选择要素
.可以拿来即用,最好有现成的统计模版
.轻体量,低成本,少开发,易集成
.可以保障数据安全不泄漏,一旦泄漏可追查
.可以多端同时搜集信息,一键式合并汇总


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以上是在全民进入远程办公的两个星期里,我们根据大量企业反馈的结果,分享了一些关于远程协同办公的秘诀,但这并不是我们要告诉你的全部干货。
本周日2月16日15:00
金山WPS将在线上举办专题公开课
手把手带你从:组织管理、事物协作、内外通信、信息安全、突发应对五个方面,在真正的考验来临之前对远程办公方驾轻就熟。

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